Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych stanowi realizację przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Przepisy Unii Europejskiej zobowiązują państwa członkowskie do przechowywania informacji na temat beneficjentów rzeczywistych w centralnym rejestrze oraz do udostępniania tych informacji właściwym organom i jednostkom analityki finansowej, a także podmiotom zobowiązanym (w ramach stosowania środków należytej staranności wobec klienta).
W Polsce podstawą funkcjonowania CRBR jest ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2019 Poz. 1115, z późna. Zm.), która implementuje przepisy IV dyrektywy AML.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to system, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych. Przez beneficjenta rzeczywistego rozumie się osobę fizyczną (lub osoby fizyczne) sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych i które umożliwiają wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez daną spółkę. W szczególności chodzi o osobę fizyczną będącą udziałowcem spółki, której przysługuje, bezpośrednio lub pośrednio (za pośrednictwem innych spółek lub innych osób prawnych), prawo własności więcej niż 25 proc. ogólnej liczby udziałów. Definicję spełnia także osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25 proc. ogólnej liczby głosów na zgromadzeniu wspólników spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych formalnie rozpoczął działalność w dniu 13 października 2019 roku. Osoby uprawnione do reprezentacji spółek widniejące w KRS mają obowiązek do 13 kwietnia 2020 roku zgłosić beneficjentów rzeczywistych do rejestru CRBR. Termin ten nie dotyczy nowo zakładanych spółek (czyli tych zakładanych po 13 października 2019 r.). Te bowiem zgłoszenia dokonują już w ciągu 7 dni od dnia rejestracji spółki w KRS. Za niewywiązanie się przez spółkę z obowiązku zgłoszenia beneficjenta do rejestru grozi kara pieniężna do 1 000 000 zł.
Zgłoszenie do CRBR składane jest w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na portalu podatki.gov.pl pod adresem https://www.podatki.gov.pl/crbr/.
Informacje o beneficjencie rzeczywistym w zgłoszeniu muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawierać oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do CRBR o prawdziwości informacji zgłaszanych do tego Rejestru. Należy pamiętać, że przekazujący informacje o beneficjencie rzeczywistym, składa oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Wobec powyższego zalecamy członkom zarządów, aby już teraz zajęli się ustalaniem beneficjentów rzeczywistych w zarządzanych przez siebie spółkach. Właściciele i inwestorzy spółek powinni natomiast niezwłocznie przeprowadzić weryfikację swojego portfela inwestycyjnego, bowiem decyzja o kontynuacji inwestycji zapewniającej kontrolę nad daną spółką jest zarazem decyzją o przekazaniu tej informacji do rejestru, a więc do informacji publicznej.