W praktyce obrotu gospodarczego przedsiębiorcy coraz częściej zawierają umowy w formie uproszczonej – bez podpisywania papierowego dokumentu, a jedynie poprzez wymianę e-maili lub nawet wiadomości SMS. Czy jednak taka forma jest wystarczająca i skuteczna?
Umowa nie zawsze musi mieć formę pisemną
Zgodnie z Kodeksem cywilnym, tylko niektóre rodzaje umów wymagają szczególnej formy np. pisemnej, aktu notarialnego czy formy elektronicznej z kwalifikowanym podpisem. Klasycznym przykładem jest sprzedaż nieruchomości, tu ustawodawca wyraźnie wskazuje, że umowa musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego, pod rygorem nieważności.
W przypadku większości umów zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami, przepisy nie nakładają takiego wymogu. Oznacza to, że skuteczna umowa może powstać nawet poprzez zwykłą wymianę wiadomości e-mail lub SMS, o ile jej treść jednoznacznie wskazuje na zgodne oświadczenia woli obu stron.
Co uznaje się za dokument?
Zgodnie z art. 773 Kodeksu cywilnego, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokumentem może być zatem wiadomość e-mail, SMS, komunikat w aplikacji mobilnej, a nawet nagranie rozmowy, pod warunkiem, że nadaje się do odtworzenia i potwierdza ustalenia między stronami.
W praktyce oznacza to, że nawet jedna nieprzemyślana wiadomość elektroniczna może zostać potraktowana jako dowód zawarcia umowy, co ma szczególne znaczenie w sytuacji sporu.
Ostrożność w komunikacji biznesowej
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego, że nieformalna komunikacja może rodzić poważne skutki prawne. Często w toku współpracy dochodzi do niezamierzonego zawarcia umowy, choćby przez potwierdzenie warunków współpracy w wiadomości e-mail, bez podpisania osobnego dokumentu.
Dlatego też warto zachować ostrożność i dbałość o jasność komunikacji, szczególnie gdy rozmowy dotyczą warunków współpracy, zakresu świadczeń, terminów czy wynagrodzenia.